Πρακτικοί οδηγοί χρήσης ΤΝ
Καθημερινός οδηγός αναφοράς για τους υπαλλήλους.
Χρήση εγκεκριμένων εργαλείων
Χρησιμοποιούμε εργαλεία που έχουν εγκριθεί από τον φορέα για τον συγκεκριμένο σκοπό. Ελέγχουμε αν επιτρέπεται η εισαγωγή προσωπικών, υπηρεσιακών ή άλλων προστατευόμενων πληροφοριών.
Σαφής διατύπωση αιτήματος
Περιγράφουμε τον στόχο, το πλαίσιο, το επιθυμητό αποτέλεσμα και τους περιορισμούς. Δεν θεωρούμε ότι το σύστημα γνωρίζει τις εσωτερικές οδηγίες της υπηρεσίας.
Επαλήθευση αποτελεσμάτων
Ελέγχουμε πραγματικά στοιχεία, αριθμούς, νομικές αναφορές και πηγές. Τα παραγόμενα κείμενα είναι προσχέδια που χρειάζονται αξιολόγηση.
Διατήρηση ανθρώπινης ευθύνης
Ο αρμόδιος υπάλληλος αξιολογεί και εγκρίνει το τελικό αποτέλεσμα. Η χρήση ΤΝ δεν μεταφέρει σε αυτήν την υπηρεσιακή ευθύνη.
Παράδειγμα: βελτίωση ενός αιτήματος προς εργαλείο ΤΝ
Γράψε μου μια απάντηση σε έναν πολίτη.
Σύνταξε ένα σύντομο και κατανοητό προσχέδιο ενημερωτικής απάντησης προς πολίτη, με ουδέτερο και ευγενικό ύφος. Εξήγησε τα γενικά βήματα της διαδικασίας, χωρίς να επινοήσεις προθεσμίες ή νομοθετικές διατάξεις. Όπου λείπουν πληροφορίες, σημείωσε τι πρέπει να επιβεβαιώσει ο αρμόδιος υπάλληλος πριν από την αποστολή.
Το παράδειγμα χρησιμοποιείται μόνο σε περιβάλλον εγκεκριμένο από τον φορέα, χωρίς μη επιτρεπόμενη κοινοποίηση δεδομένων. Το τελικό περιεχόμενο ελέγχεται πριν χρησιμοποιηθεί σε επίσημη επικοινωνία.